Система бизнес-процессов: структура, анализ и применение

"Когда человек разъял мир на части, он перестал понимать действие законов не только божественных, но и человеческих."
Лао-Цзы

1.1. Понятие системы

Мир состоит из взаимосвязанных естественных и искусственных систем. 

Система – это совокупность элементов, взаимодействующих между собой и образующих единое целое, обладающее свойствами, которых нет у отдельных ее компонентов.

Примеры систем:

• Сложные (Солнечная система)
• Средней сложности (аэропорт, космический корабль)
• Сверхсложные (молекулярные взаимодействия в живых организмах)

Рис. 1. Система аэропорта: парк самолетов и наземные службы

1.2. Организация как система

Любое предприятие – это сложная система, функционирующая как единый организм. В ней возникают взаимосвязанные проблемы: от финансового планирования до логистики и экологии.

Проблемы системного восприятия организации:

• Специалисты видят только свою часть работы.
• Руководитель не может охватить все аспекты деятельности.
• Управление строится на иерархии функциональных подсистем (финансы, производство, логистика и т. д.).

1.3. Элементы системы

Если организация – система, то ее элементами являются:

• Люди (сотрудники, менеджеры)
• Оборудование (станки, компьютеры)
• Инфраструктура (здания, коммуникации)

Но простое перечисление элементов бесполезно – важно понимать их взаимосвязи.

1.4. Система как «черный ящик»

Чтобы анализировать организацию, можно представить ее как «черный ящик» – объект, у которого есть:

• Входы (ресурсы, информация)
• Выходы (продукция, услуги, отходы)
• Управляющие воздействия (регламенты, стратегии)

Ключевые вопросы при анализе:

• С чьей точки зрения рассматривается система?
• Какие задачи решаются? (оптимизация затрат, повышение качества, безопасность)

 

Хотите превратить хаос в порядок? Научитесь описывать любую деятельность как систему бизнес-процессов — даже в крупной компании! Онлайн курс-практикум «Построение системы управления организацией на основе процессного подхода» : 📌 Практические инструменты 📌 Готовые кейсы 📌 Пошаговые методики За 7 недель заложите основу системы управления, которая: ✔ Автоматически устраняет «пожары» ✔ Оптимизирует работу ✔ Делает бизнес предсказуемым 👉 Смотреть программу | 👉 Дорожная карта курса

 

2. Системный анализ предприятия

2.1. Этапы системного анализа

1. Постановка цели – зачем анализировать систему?
2. Выделение проблемы – что именно исследуем?
3. Описание системы – формализация процессов.
4. Критерии оценки – что считать «хорошо» и «плохо»?
5. Идеализация – упрощение модели до рабочего уровня.
6. Декомпозиция – разбиение на подсистемы.
7. Композиция – сборка целого из частей.
8. Решение – выбор оптимального варианта.

2.2. Методология SADT (Structured Analysis and Design Technique)

SADT – методология для описания и анализа искусственных систем средней сложности.

Области применения: любые сферы деятельности (банковское дело, производство, логистика,  управление проектами и т.д.)

Основные принципы SADT:

1. Четкая цель моделирования.
2. Определение границ системы.
3. Единая точка зрения (например, директора, а не отдельных подразделений).
4. Иерархическая декомпозиция (от общего к частному).

 

3. Стандарт IDEF0

IDEF0 – стандарт методологии SADT. Это метод функционального моделирования, описывающий бизнес-процессы как иерархию взаимосвязанных функциональных блоков.

Рис. 2. Семейство согласованных моделей исследуемой системы при ее декомпозиции в нотации IDEF0

 

3.1. Основные элементы функционального блока в IDEF0

• Вход (ресурсы, данные)
• Выход (результат процесса)
• Управление (регламенты, стандарты)
• Механизм (исполнители, оборудование)

Рис. 3. Спецификация сторон каждого функционального блока в стандарте IDEF0: вход, управление, выход, механизм

 

3.2. Построение модели в IDEF0

1. Контекстная диаграмма (уровень 0) – общее описание процесса: представление системы одним функциональным блоком с обязательным обобщенным описанием связей с окружающей внешней средой.

Рис. 4. Контекстная диаграмма в стандарте IDEF0

 

2. Декомпозиция – последовательная серия детализаций до нужного уровня.

Рис. 5. Декомпозиция контекстной диаграмма в стандарте IDEF0

 

3. FEO-диаграммы – альтернативные варианты представления.

Рекомендации:

• На каждом уровне – не более 7 блоков.
• Избегать перегрузки деталями.

 

4. Применение системы бизнес-процессов

4.1. Зачем нужна система бизнес-процессов?

1. Оптимизация деятельности – настройка оргструктуры под реальные процессы.
2. Межфункциональное взаимодействие – исключение «разрывов» в цепочках создания ценности.
3. Управление через показатели (KPI) – согласование тактических и стратегических целей.
4. Регламентация и стандартизация – снижение вариативности и ошибок, четкие и единые для всей организации границы процессов.
5. Внедрение СМК (ISO 9001) – процессный подход как основа менеджмента качества.
6. База для улучшений (Lean, BSC, TPS).

4.2. Пример: проблема разобщенности

Я прихожу к директору, я говорю: - Кто сшил костюм? Кто это сделал? Я ничего не буду делать, не буду кричать, я только хочу в глаза ему посмотреть.
Выходит сто человек. Я говорю: - Ребята, кто сшил костюм?
Они говорят: - Мы!
Я говорю: - Кто это «мы»?
Они говорят: - У нас узкая специализация. Один пришивает карман, один - проймочку, я лично пришиваю пуговицы. К пуговицам претензии есть?
- Нет! Пришиты насмерть, не оторвёшь! Кто сшил костюм? Кто вместо штанов мне рукава пришил? Кто вместо рукавов мне штаны пришпандорил? Кто это сделал?
Они говорят: - Скажите спасибо, что мы к гульфику рукав не пришили.
Представляете? Их – сто, а я – один. И все стоят, как пуговицы: насмерть.
И я сказал: - Привет, ребята! Вы хорошо устроились!

            Аркадий Райкин, миниатюра "Кто сшил костюм?"

Проблема:

• Узкая специализация без понимания общего процесса.
• Никто не отвечает за конечный результат.

Решение:

• Четкое описание сквозных процессов.
• Назначение владельцев процессов.
• Спецификации на входы и выходы процессов.

 

Заключение

Системный подход к бизнес-процессам позволяет:
✅ Устранить хаос в управлении.
✅ Повысить эффективность.
✅ Обеспечить прозрачность и контроль.

Одним словом, системный подход позволяет сделать компанию УПРАВЛЯЕМОЙ.

Управляйте процессами как системой – или процессы будут управлять вами.

Онлайн курс-практикум «Построение системы управления организацией на основе процессного подхода» 📌 Практические инструменты 📌 Готовые кейсы 📌 Пошаговые методики За 7 недель заложите основу системы управления вашей организацией.