1. Предприятие как система
Любое предприятие – это система, функционирующая как единый организм. В ней действуют сложные взаимосвязанные процессы: финансовое планирование, логистика, производство и т.д.
Система – совокупность элементов, взаимосвязанных и взаимодействующих между собой, которые образуют единое целое, обладающее свойствами, не присущими составляющим его элементам, взятым в отдельности.
Проблемы системного восприятия организации:
- Специалисты видят только свою часть работы.
- Руководитель не может охватить все аспекты деятельности.
- Управление строится на иерархии функциональных подсистем (финансы, производство, логистика и т. д.).
Если организация – система, то ее элементами являются люди (сотрудники, менеджеры), оборудование (станки, компьютеры), инфраструктура (здания, коммуникации). Но простое перечисление элементов бесполезно, важно понимать их взаимосвязи.
Чтобы анализировать организацию, можно представить ее как «черный ящик» – объект, у которого есть:
- Входы (ресурсы, информация);
- Выходы (продукция, услуги, отходы);
- Управляющие воздействия (регламенты, стратегии, др. нормативные акты).
Ключевые вопросы при анализе:
- С чьей точки зрения рассматривается система?
- Какие задачи решаются? (оптимизация затрат, повышение качества, безопасность).
Готовы рассматривать вашу организацию как единую систему? Готовы управлять этой системой?
Заложите основу системы управления вашей организацией за 7 недель интенсивного обучения. Возьмите бизнес-процессы под тотальный контроль! Сделайте свою организацию управляемой.
2. Системный анализ предприятия
Методология SADT (Structured Analysis and Design Technique) - методология для описания и анализа искусственных систем средней сложности. Области применения: любые сферы деятельности (банковское дело, производство, логистика, управление проектами и т.д.).
Основные принципы SADT:
- Четкая цель моделирования.
- Определение границ системы.
- Единая точка зрения (например, директора, а не отдельных подразделений).
- Иерархическая декомпозиция (от общего к частному).
3. Стандарт IDEF0
IDEF0 – стандарт методологии SADT. Это метод функционального моделирования, описывающий бизнес-процессы как иерархию взаимосвязанных функциональных блоков.
Рис.1. Семейство согласованных моделей системы в IDEF0
3.1. Основные элементы функционального блока в IDEF0
- Вход (ресурсы, данные);
- Выход (результат процесса);
- Управление (регламенты, стандарты);
- Механизм (исполнители, оборудование).
Рис. 2. Спецификация сторон функционального блока в стандарте IDEF0
3.2. Построение модели в IDEF0
1. Контекстная диаграмма (уровень 0) – общее описание процесса: представление системы одним функциональным блоком с обязательным обобщенным описанием связей с окружающей внешней средой.
Рис.3. Контекстная диаграмма в стандарте IDEF0
2. Декомпозиция – последовательная серия детализаций до нужного уровня. Рекомендации: на каждом уровне размещать не более 7 блоков, избегать перегрузки деталями.
Рис.4. Декомпозиция контекстной диаграмма в стандарте IDEF0
4. Применение системы бизнес-процессов
1. Оптимизация деятельности – настройка оргструктуры под реальные процессы.
2. Межфункциональное взаимодействие – исключение «разрывов» в цепочках создания ценности.
3. Управление через показатели (KPI) – согласование тактических и стратегических целей, разработка сквозной системы показателей (чтобы было понятно в цифрах, как нарушения показателей одних бизнес-процессов повлияют на показатели других бизнес-процессов).
4. Регламентация и стандартизация – снижение вариативности и ошибок, четкие и единые для всей организации границы процессов.
5. Комплексная сквозная автоматизация и цифровизация организации.
6. Внедрение СМК (ISO 9001) – процессный подход как основа менеджмента качества.
7. База для дальнейших улучшений (Lean, BSC, TPS).
5. Пример организационной разобщенности
Аркадий Райкин, миниатюра "Кто сшил костюм?":
Я прихожу к директору, я говорю: - Кто сшил костюм? Кто это сделал? Я ничего не буду делать, не буду кричать, я только хочу в глаза ему посмотреть.
Выходит сто человек. Я говорю: - Ребята, кто сшил костюм?
Они говорят: Мы!
Я говорю: Кто это «мы»?
Они говорят: У нас узкая специализация. Один пришивает карман, один проймочку, я лично пришиваю пуговицы. К пуговицам претензии есть?
- Нет! Пришиты насмерть, не оторвёшь! Кто сшил костюм? Кто вместо штанов мне рукава пришил? Кто вместо рукавов мне штаны пришпандорил? Кто это сделал?
Они говорят: Скажите спасибо, что мы к гульфику рукав не пришили.Представляете? Их – сто, а я – один. И все стоят, как пуговицы: насмерть.
И я сказал: - Привет, ребята! Вы хорошо устроились!
Проблема, затронутая в миниатюре:
- Узкая специализация без понимания общего процесса.
- Никто не отвечает за конечный результат.
Решение:
- Четкое описание сквозных процессов.
- Назначение владельцев процессов.
- Спецификации на входы и выходы процессов.