Для успешного выполнения проектов регламентации процессов важно
• выполнить анализ нормативно-методологической документации организации, определить общие проблемы и степень регламентированности деятельности; принять решение по целям и задачам регламентации;
• выбрать (разработать) методику регламентации.
Желательно подобрать программный инструмент для описания и последующего документирования процессов.
Наличие в компании эффективной методики регламентации и квалифицированных сотрудников, применяющих ее на практике, является важнейшим фактором успеха проекта.
Методика комплексного подхода к регламентации организации
Создать структуру нормативно-методической документации (НМД). Определить, какие типы документов и на каком уровне будут использоваться для регламентации деятельности.
Разработать, согласовать, утвердить основные формы документов (шаблоны):
• Регламент выполнения процесса;
• Документированная процедура;
• Операционная карта процесса;
• Положение о подразделении;
• Должностная инструкция;
• Прочие.
Утвердить план по регламентации (ВАЖНО! на основе разработанной и утвержденной системы процессов).
Разработать НМД общую для компании в целом. Сделать акцент на документы, регламентирующие процессы управления компанией (например, порядок управления договорами).
Регламентировать бизнес-процессы верхнего уровня.
Примечание. При разработке регламентов выполнения бизнес-процессов и положений о подразделениях используется система процессов и система показателей компании.
Разработать положения о подразделениях.
Примечание. В случае, когда система процессов компании построена корректно, это сделать просто. Если непонятно, в каких процессах участвует подразделение (нет исчерпывающего списка этих бизнес-процессов), то разработку положений о подразделениях целесообразно выполнить после определения и регламентации процессов, хотя бы на верхнем уровне.
Регламентировать бизнес-процессы более низкого уровня.
Регламентировать деятельности сотрудников (должностные инструкции, прочие инструкции, операционные карты процесса).
Примечание. Регламентируются только наиболее важные бизнес-процессы.