«Сделать надо было еще вчера!» Знакомо? Эта фраза — симптом системной болезни многих компаний. Вы проходите тренинги личной эффективности, осваиваете тайм-менеджмент, планируете день, а потом сталкиваетесь с тем, что начальник в офисе срывает все ваши планы чередой «срочных» и «сверхсрочных» задач.
В чем же парадокс? Можно ли быть лично эффективным в неэффективном окружении? Ответ — нет. И вот почему.
Проблема не в вас, а в системе
Когда технологический цикл задачи составляет один день, а ее требуют выполнить за два часа, проблема явно не в вашей скорости работы. Проблема кроется в системе управления, которая порождает этот хаос.
Почему это происходит?
• «Вертикальный» хаос: Задание вашему начальнику действительно могло «прилететь» сверху. Но если это происходит постоянно, значит, в компании отсутствует культура планирования и уважение ко времени сотрудников.
• Отсутствие процессного подхода: Нет понятных регламентов, стандартов и сроков. Задачи движутся не по выверенным процессам, а по воле случая, по громкости крика самого активного менеджера, по результату того, что кто-то что-то ВНЕЗАПНО обнаружил или вспомнил.
• Нормы «стабильной нестабильности»: Компания просто привыкла жить в режиме «вечного пожара». Аврал становится нормой, а планомерная работа воспринимается как недостаточная вовлеченность, вызывающая подозрение в лояльности интересам компании.
Личная эффективность против системного хаоса: битва заранее проиграна
Представьте, что вы отлично научились грести. Вы осваиваете самые эффективные техники, ваши весла (оборудование) идеальны. Но ваша шлюпка имеет ветхий корпус. Помогут ли ваши навыки? Ненадолго. Проблема не в том, как вы гребете, а в том, что в корпусе шлюпки то там, то там появляются пробоины.
Тренинги личной эффективности в такой ситуации — это обучение грести быстрее на ветхой лодке. Они дают временный и локальный результат, но не решают системную проблему. Сотрудник, вооруженный техниками тайм-менеджмента, будет выгорать еще быстрее, пытаясь латать дыры своими силами там, где нет четкой системы управления.
Что делать? Менять систему, а не человека
Выход — не в том, чтобы стать «еще эффективнее», а в том, чтобы построить среду, где эффективность возможна по умолчанию. Эту задачу решает процессный подход к управлению.
Вот как он отвечает на проблему «надо вчера»:
1. Прозрачность сквозных бизнес-процессов. Каждый понимает, сколько времени на самом деле занимает та или иная задача, какие ресурсы и требования к ним положены по регламенту, какова технология исполнения и требования к результату. Руководитель, к примеру, не может поставить нереалистичный срок, потому что он видит регламент.
2. Планирование, а не реакция. Задачи ставятся на основе регламента процесса, а не сиюминутных порывов. Руководитель, который знает цикл выполнения задачи в 1 день, будет ставить ее не сегодня, а как минимум завтра.
3. Ответственность за процесс. Проблемы решаются не поиском виноватых, а анализом и настройкой процесса. Если «зима постоянно застает врасплох», значит, нужно менять процесс подготовки к «зиме». А если он не предусмотрен — его необходимо создать, внедрить и запустить в установленные сроки.
Вывод: куда направить усилия?
Не тратьте силы и ресурсы на борьбу с симптомами. Если в вашей компании царит культура «сделать еще вчера», спросите себя: какие тренинги нужны в первую очередь?
• Тренинги по личной эффективности для сотрудников?
• Тренинги о том, как нанимать «правильных» сотрудников, потому что с нынешними у вас все «горит»?
• Или обучение системному менеджменту и процессному подходу к управлению для руководителей?
Начните с диагностики системы. Внедряйте процессное управление, чтобы «вчера» больше никогда не наступало внезапно. Создайте систему, в которой личная эффективность сотрудников будет не подвигом, а естественным результатом хорошо отлаженных бизнес-процессов.