Я работаю в сфере анализа и оптимизации бизнес-процессов, и регулярный просмотр вакансий на Head Hunter для меня дело привычное. И вот что всё чаще бросается в глаза: заявки на специалистов по бизнес-процессам в основном размещают размещают ИТ-компании или ИТ-отделы компаний. И главное в них — не анализ и построение процессов, а «сбор требований заказчика» или «сбор потребностей бизнес-подразделений». Описание процессов если и упоминается, то где-то на второстепенных ролях.
Ключевая ошибка: сбор требований к ПО без построения системы процессов
Хочу пояснить, чем вызвано моё удивление. Сбор требований к программному обеспечению должен следовать ЗА построением СИСТЕМЫ бизнес-процессов компании. Именно СИСТЕМЫ — целостной, взаимосвязанной и оптимизированной.
Можно ли собрать требования в компании без этого? Конечно (не удержусь от шутки: «Можно есть бузину?» «Можно, только отравишься»). Итак, что значит на практике сбор требований к ПО (программному обеспечению) без предварительного анализа и оптимизации системы бизнес-процессов?
Бизнес-аналитик из ИТ-отдела приходит и спрашивает: «Что вам нужно? Какие у вас проблемы?». И сотрудники начинают вспоминать. Что вспомнили, то и сказали. А что не вспомнили? А о чём они даже не догадываются, потому что у них нет целостной картины — той самой СИСТЕМЫ процессов? Об этом они тоже не скажут. Будет ли такой сбор требований целостным? Нет.
Результат хаотичного подхода: иллюзия автоматизации и рутина по-старому
Дальше ИТ-отдел (или внешняя подрядная компания) добросовестно выполнит свою работу, чтобы удовлетворить собранные требования. Вам даже предъявят графические модели ваших процессов. И ваши специалисты с ними согласятся.
НО! Хочу написать золотыми буквами:
Две большие разницы: описание отдельного процесса vs. описание системы процессов
Описание бизнес-процесса вне рамок СИСТЕМЫ бизнес-процессов никогда не учтёт всех неочевидных связей и последствий. А потом окажется, что не учли интересы смежных подразделений. Или выяснится, что процесс каким-то таинственным образом связан с другим, и это взаимодействие не было очевидным с самого начала.
Что ж, ИТ-отдел снова всё переделает. Возможно, не сразу — ведь ресурсы компаний не безграничны, а ИТ-специалисты стоят дорого. Ждите своей очереди, осмысливайте новые «требования». Ваши терпеливые сотрудники вздохнут и будут работать по-старому: частично с помощью нового ПО, частично — вручную.
И вроде бы автоматизация есть, а толку мало. Отчёты по-прежнему сводятся вручную, не онлайн, а через день, неделю или месяц. Вопросы решаются в чатах, а управленческая информация фиксируется в Excel-табличках. Что, это тоже считается автоматизацией?
И если вам говорят, что ИТ-компания обязательно «обследует» ваш бизнес (все же знают модные слова «AS IS» — «как есть», и «TO BE» — «как должно быть»), — не обольщайтесь. Как говорят в России, «обещать — не значит жениться».
Выстраивание системы управления, где деятельность описана как оптимизированная система процессов, требует времени, денег, компетенций и временных ресурсов руководителей и сотрудников. Это работа бизнес-аналитиков, которые работают не на ИТ-отдел (т.е. не в ИТ-отделе), а на интересы собственников и топ-менеджеров компании.
И, пожалуйста, не говорите мне, что интересы ИТ и бизнеса всегда совпадают. Разумеется, они разные.
Ответы на возражения: почему аргументы против системного подхода не работают
Возражение 1: «А СИСТЕМА бизнес-процессов, видимо, уже есть, и рассматриваемые вакансии относятся к доработкам уже имеющегося ПО?»
К сожалению, в 99 % случаев СИСТЕМЫ бизнес-процессов нет. Я работала не в одной ИТ-компании над доработками ПО. Ни в одной из них не было целостной системной модели автоматизируемого бизнеса. Более того, такая необходимость часто отрицается. В одной компании мне так и сказали: «А кто за этот «банкет» будет платить?». То есть, системный взгляд на компанию у них приравнивается к излишествам и ненужностям.
Возражение 2: «Работа бизнес-аналитика — это долго и дорого. А так мы сначала хоть что-то сделаем, и этот кусочек будет работать».
Да, бизнес-аналитик, который системно работает именно с бизнес-процессами (а не с ИТ-системами!) — специалист недешёвый.
Но вы получаете:
- Чёткое видение того, что нужно компании.
- Поступательное движение в цифровизации визуализированных и взаимосвязанных секторов бизнеса.
Честно, я уже не знаю, как объяснить, что автоматизировать хаос — занятие бесперспективное. Быстрое внедрение автоматизации для отдельно взятой функции — это бессмысленно выброшенные деньги, не приносящие пользы компании в целом.
Возражение 3: «Переделки — это нормально, процессы постоянно меняются!»
Да, переделки в рамках «системной постройки» — это действительно нормально. Это как делать ремонт в квартире. Есть система — дом, в котором вы живёте. Вы можете передвинуть двери или перенести ненесущие стены, согласовав это в БТИ. Эти согласования возможны, потому что есть точная документация на вашу «систему» — дом. Живите, улучшайте, модифицируйте! Но вы делаете это, учитывая системные связи, которыми нельзя пренебречь.
Переделки вне системы — это как пытаться собрать паззл, не глядя на картинку на коробке. Вы можете сколь угодно долго перебирать детали, подгонять их друг к другу, но целостного изображения не получится. Внесистемные переделки бесконечны и к связному результату не приведут.
Система — дело рукотворное. Она не рождается сама собой из хаоса. Количество несистемных изменений никогда не перейдёт в качество системы. Для её построения есть специальные технологии (например, SADT). Без них система не появится.
Альтернатива хаосу: правильная последовательность шагов к эффективной автоматизации
Итак, правильная последовательность шагов:
- Шаг Первый. Рассмотрение бизнеса как единой системы и построение/оптимизация системы бизнес-процессов.
- Шаг Второй. Анализ рынка ИТ-услуг, технологий и лучших практик для цифровизации уже выстроенных процессов.
- Шаг Третий. Старт проекта по автоматизации.
У вас есть ИТ-отдел? Это ничего не меняет.
Шаг 1 остаётся, Шаг 2 остаётся. На третьем шаге вы просто решаете, что сохранить, что интегрировать, а что переделать.
Главный вывод: автоматизировать хаос — бесперспективно
Узнать о процессном управлении
Методика процессного управления
Онлайн курс "Архитектура бизнеса: как выстроить бизнес-процессы, которые работают без вашего постоянного вмешательства"
Услуги