«Если оцифровать хаос, то получится цифровой хаос». Этой фразой президент Путин, выступая на конференции по искусственному интеллекту 24.11.22 г., точно обозначил ключевую проблему всех неудачных проектов цифровизации.
На высшем уровне было озвучено то, что давно является аксиомой для специалистов по бизнес-процессам: сначала опиши и оптимизируй, потом автоматизируй. Иначе мы получаем классический принцип «garbage in, garbage out» — мусор на входе дает мусор на выходе.
Но как избежать «цифрового хаоса»? Просто «навести порядок» — слишком общая и порядком надоевшая формулировка. Предлагаю превратить ее в конкретный план действий.
Почему нельзя проводить цифровизацию вслепую
Автоматизация, цифровизация и роботизация обречены на провал, если не выполнены пять фундаментальных условий:
1. Формализация. Ваша бизнес-модель должна быть описана как система бизнес-процессов с их последующей детальной декомпозицией.
2. Оптимизация. Эти процессы должны быть выверены и оптимизированы на всех уровнях управления.
3. Измеримость. Показатели эффективности процессов (временные, стоимостные, качественные) должны быть привязаны к системе процессов и согласованы между собой.
4. Техническое задание. Требования к автоматизации должны напрямую вытекать из описанной системы бизнес-процессов.
5. Онлайн-мониторинг. Ключевое требование к цифровизации — возможность в реальном времени снимать показатели по всем цепочкам создания ценности.
Вывод: проекты по цифровизации ВСЕГДА должны следовать за проектами по описанию и оптимизации бизнес-процессов. Только в такой последовательности.
Кто должен заниматься оптимизацией бизнес-процессов? Важное предупреждение
Очень широко распространена ошибка думать, что IT-компания возьмет на себя всю работу по анализу и оптимизации ваших бизнес-процессов. Да, у них есть бизнес-аналитики, но их цели, компетенции и технологии реализации — другие. Их главная задача — внедрить ПО, а не перепроектировать и усовершенствовать вашу бизнес-модель.
Проектирование системы бизнес-процессов и автоматизация — это два разных проекта, иногда даже могут быть разнесены во времени. Первый — трудоемкий, но его качественное выполнение в разы снижает сложность и стоимость второго и на порядки увеличивает итоговый эффект от цифровизации.
Бережливое производство — не панацея, а этап
В своем выступлении президент также упомянул «передовые подходы бережливого производства». И теперь у нас появилась новая «фишка» — Lean-технология.
Здесь кроется ключевой нюанс.
Бережливое производство — это методология совершенствования процессов, а не их проектирования. Она борется с потерями внутри уже заданной «конструкции».
Прежде чем начать «бережно» улучшать операции, необходимо создать саму эту конструкцию — непротиворечивую архитектуру бизнес-процессов компании. Для этого необходимо:
• Разработать модель верхнеуровневых бизнес-процессов — создать целостное представление о том, как работает компания.
• Проработать все связи — убедиться, что материальные, информационные и управленческие потоки согласованы.
• Провести декомпозицию — детализировать процессы до того уровня, где происходят конкретные операции.
Lean приходит на готовую «строительную площадку» с четким планом, чтобы помочь работать быстрее и без потерь. Без этого плана его применение превращается в хаотичное устранение симптомов, а не причин системных проблем.
Резюме: формула успешной трансформации
1) Процессный подход, 2) бережливое производство + Agile + другие управленческие методы, 3) цифровизация — все это мощные технологии, которые дают реальный эффект на уровне всей компании только при внедрении:
1. В связке.
2. В строгой последовательности.
Именно об этом, как о фундаменте, хотела бы еще раз напомнить. Цифровизация — это не цель, а инструмент. Инструмент, который работает только в отлаженной системе.